¿Qué son?

Las actas notariales son instrumentos públicos en las que los notarios, previa instancia de parte en todo caso, extenderán y autorizarán haciendo constar los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato. 

Están reguladas en la Sección 4 del Capítulo II del Título IV, 

del Decreto 2 junio 1944, por el que se aprobó el Reglamento de la organización y régimen del Notariado.

¿Para qué sirven? 

Sirven para dejar constancia de hechos que probablemente tengan que ser probados en otros ámbitos (privado, judicial, administrativo, etc), cuando quizá esos hechos ya no puedan reiterarse.

En este sentido, se debe resaltar que, en algunos casos, puede ser conveniente la presencia de un técnico especialista en los hechos que se traten de acreditar. 

Por ejemplo: es muy frecuente la autorización por parte del notario de actas relativas a la comprobación del estado en el que se encuentra un inmueble, la inexistencia de construcciones o instalaciones cuando se van a solicitar beneficios o subvenciones a la Administración Pública, o sobre el contenido de páginas web.

Tipos. 

Actas de presencia: acreditan la realidad o verdad del hecho.

Actas de remisión de documentos por correo: acreditarán el contenido de la carta o documento y, según el medio utilizado, la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción.

Actas de notificación y requerimiento: transmiten a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial; y las de requerimiento, además, intiman al requerido para que adopte una determinada conducta.

Actas de exhibición de cosas o documentos: el Notario describirá o relacionará las circunstancias que identifiquen dichas cosas o documentos, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.

Actas de referencia: son similares a las de presencia, pero el texto será redactado por el Notario de la manera más apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras en cuanto fuere posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurídico de las mismas en los casos en que fuese necesario.

Actas de notoriedad: tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica. 

Actas de protocolización: en ellas se hará relación al hecho de haber sido examinado por el Notario el documento que deba ser protocolado, a la declaración de la voluntad del requirente para la protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene, al de quedar unido el expediente al protocolo. 

Actas de depósito ante notario: Los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia. Si bien la admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, quien podrá imponer condiciones al depositante, salvo que el depósito notarial se halle establecido en alguna ley, en cuyo caso se estará a lo que en ella se disponga.

Documento fehaciente de liquidación: Cuando para despachar ejecución por el importe del saldo resultante de las operaciones derivadas de contratos formalizados en escritura pública o en póliza intervenida, sea necesario acompañar a la demanda ejecutiva el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada por las partes en dicho título, el notario lo hará constar mediante documento fehaciente en el que se exprese la liquidación.

Actas de subastas.

Coste.

Se trata de documentos sin cuantía, por lo que su coste dependerá fundamentalmente del número de folios que ocupe, si bien es difícil hacer un cálculo aproximado, dada la amplia variedad de contenido que pueden abarcar.

Para más información recomendamos pidan cita en la Notaría, será un placer resolver sus dudas. Nuestro despacho se encuentra situado en Calle Eladio Salinero de los Santos, 1 - B, de Badajoz.

¿En qué consiste?

La cancelación de hipoteca es la escritura en la que el acreedor, usualmente Banco o Caja de Ahorros, da carta de pago al deudor y consiente en que se ("borre") cancele la hipoteca del registro.

Una vez pagado su préstamo hipotecario deberá cancelar la hipoteca que grava su finca en el Registro de la Propiedad.

El ejemplo más frecuente es el de un banco o caja de ahorros que ha prestado dinero a un particular, con garantía hipotecaria. Cuando el préstamo se ha terminado de pagar, la hipoteca deja de tener razón de ser, puesto que su misión es garantizar el cumplimiento del préstamo. Sin embargo, mientras no exista una declaración formal de pago por parte del acreedor, no es posible cancelarla en el registro de la propiedad. 

¿Cómo se tramita?

Para ello deberá aportar a la Notaría el certificado de cancelación económica, que previamente solicitará a su banco, y la copia de la escritura de hipoteca o una nota simple actualizada expedida por el Registro de la Propiedad en el cual se encuentre inscrita la hipoteca, de la que se pueda deducir las cargas que pesan sobre su finca.

Una vez presentada esa documentación, el apoderado del banco firmará en la notaría la escritura de “cancelación de hipoteca”.

Expedida la copia autorizada de la misma tendrá que presentarla en los servicios fiscales de la Comunidad Autónoma a que pertenezca la finca liberada, sin que Vd. deba pagar ningún impuesto, y una vez hecha la presentación se llevará al Registro de la Propiedad para consolidar el asiento de presentación, que previamente habrá efectuado la Notaria. El banco no está en absoluto obligado a realizar la gestión. La puede hacer usted o la gestoría que designe. Además, y a diferencia de lo que sucede al constituir la hipoteca, al banco le es indiferente cuándo y cómo se realice la inscripción registral de la cancelación. Tampoco es el banco el que debe elegir el notario ante el que se hace la escritura, sino usted, que es quién lo va a pagar.